Intermediair Inhuur Derden, Hanzehogeschool Groningen – Randstad

19 november 2014
👍
10
(keuze uit score 2, 4, 6, 8, 10)
🎯
Intermediair Inhuur Derden
Hanzehogeschool Groningen
Concretisering- en
uitvoeringsfase
📅
April 2014 – heden

Zonder jouw coaching hadden we het niet gered, dan had de klant heel veel last van ons gehad. ‘Omdenken’ in het kader van BVP moet je leren en jij hebt ons de spiegel voorgehouden. Niet vertellen maar zelf laten ervaren en voelen: je zei “ga het maar gewoon doen”.  En je hebt ons de tools aangereikt. Zo zijn we bijvoorbeeld zo vroeg mogelijk gaan werken met de Wekelijkse Rapportage: dat houdt de kikkers in de kruiwagen.
Wat ik bijzonder vond is je mate van flexibiliteit. Je wist goed aan te voelen dat druk op de ketel zat en was beschikbaar op de momenten waarop wij je nodig hadden.

Jos Vlecken Randstad Strategic Sourcing rnd
Jos Vlecken
Jos Vlecken
Commercieel Directeur, Randstad Strategic Sourcing
Lees hoe de aanbieder, de klant van de aanbieder en de coach van de aanbieder dit Best Value traject ervaren hebben:
Jos Vlecken Randstad Strategic Sourcing rnd
Jos Vlecken
Commercieel Directeur, Randstad Strategic Sourcing

Als aanbieder zijn we nu ‘in the lead’

In de periode vóór BVP lieten wij ons leiden door de waan die er bij de klant ontstond. Daardoor waren we soms niet voldoende in staat de regie te pakken, ‘de lead’ te nemen.

Nu claimen we bij een klant dat deze ons ruimte moet geven om de juiste dingen te doen. In onze planning ziet de klant nu precies wanneer hij in actie moet komen (transparant, duidelijk en vroegtijdig).

Wij èn de klant zijn ons meer bewust van de externe projectrisico’s

Een helder bewustzijn van alle mogelijke externe risico’s was er bij ons vóór BVP niet en ook niet bij de klant. Ook nu vinden ongewenste gebeurtenissen plaats maar die zijn van een andere orde.

Het voorspellen van risico’s waren we niet gewend. Nu zijn we daar nadrukkelijk mee bezig en bespreken het met onze klant. Dat leidt ertoe dat de klant gespitst is om de organisatie mee te nemen (we hebben risico mitigerende plannen A en B op voorhand klaar liggen).

Heb scherp wat de klant gekocht heeft

Naast bovenstaande heeft BVP ons ook opgeleverd: we hebben geleerd dat we pas kunnen gaan samenwerken als je aan beide kanten scherp hebt wat die klant gekocht heeft (jouw aanbodscope met randvoorwaarden, prijs, activiteiten in transitiefase, communicatie). Het is goed om daar de tijd voor te nemen: de concretiseringsfase is cruciaal voor een succesvol project! Binnen onze organisatie gebruiken we de concretiseringsdocumenten nu ook bij het sluiten van traditionele contracten.

Kortere ‘contract close’ periode met BVP

Nu komen we in 3 maanden tijd tot een contract. In andere, traditionele, trajecten duurt het vele maanden langer om tot een contract te komen.

Aanbevelingen voor ‘newbies’

  1. Laat je begeleiden door een Best Value expert
  2. Ga zo vroeg mogelijk werken met de WR: het houdt de kikkers in de kruiwagen
  3. Ga niet denken dat je na de concretiseringsfase BVP onder de knie hebt. Het is juist verstandig om ook tijdens de uitvoeringsfase met een coach kort te sparren over nieuwe ongewenste gebeurtenissen en risicomitigatie management
Antoinette Bos rnd
Antoinette Bos
Hoofd Leveranciersmanagement Facilitair Bedrijf, Hanzehogeschool Groningen

Best Value ketensamenwerking

De Hanzehogeschool Groningen (HG) startte in 2011 met Best Value vanuit de overtuiging dat sommige projecten vele malen efficiënter kunnen worden uitgevoerd. In 2013 startte de HG de aanbesteding Intermediair Inhuur Derden op basis van Best Value. Aangezien we reeds 6 Best Value trajecten hadden gedaan wisten we dat het knelpunt in de concretiseringsfase zit. Dit is de meest moeilijke fase voor de leverancier om aan te tonen dat hij de doelstellingen van de opdracht kan realiseren. Uit ervaring wilde ik het dit keer anders aanpakken dan in voorgaande Best Value projecten……

Expertise gebruiken

Toen bekend werd dat Randstad met kop en schouders uitstak boven de concurrentie en de concretiseringsfase inging heb ik Jos Vlecken van Randstad gebeld. Ik heb hem geadviseerd om een Best Value expert in de arm te nemen en hem eigenlijk beloofd dat het de investering dubbel en dwars waard zou zijn. Jos vroeg me hoe hij de beste Best Value expert zou kunnen vinden waarop ik antwoordde: vraag naar de metrics -> de bewijsvoering dat je met een expert te maken hebt.

Risicomitigatie managen in plaats van klant ‘pleasen’

Het project om de inlening van derden binnen de HG te optimaliseren verloopt succesvol. Dit is in eerste instantie te danken aan het expertgedrag van Randstad en in tweede instantie te danken aan Anneke. Zij heeft ervoor gezorgd dat Randstad ons als klant niet pleast (zoals zoveel leveranciers), maar verantwoordelijkheid neemt in het realiseren van de doelstellingen en het mitigeren van de risico’s. Het project is volkomen transparant zonder verborgen agenda’s.

‘Best Value’ ontwikkeling

Hetgeen ik geleerd heb? In deze ontwikkelfase van Best Value in Nederland vraagt de Best Value aanpak een omslag in denken bij leveranciers (en opdrachtgevers). De begeleiding van een Best Value expert is daarom nu nog onontbeerlijk. Maar wat zou het mooi zijn als we over een jaar of 5 geen Best Value experts meer nodig hebben, omdat de hele keten van levering zo Best Value is en gefocust op win-win!

Best Value Trainer Anneke van Abeelen rnd
Anneke van Abeelen
Best Value Trainer

‘Best Value’ bewustzijn ontwikkel je door de leercyclus meerdere malen te doorlopen

Jos heeft mij benaderd voor coaching 1 week vóór de geplande kick-off meeting van de concretiseringsfase. De kennis en het begrip van Best Value dat je nodig hebt om de kick-off (en daarna) op ‘een Best Value manier’ te doen is niet in 1 of 2 weken op te doen. Bewustzijn ontwikkelen doe je door te doorleven, daarvan te leren en die leercyclus meerdere malen te doorlopen.

Met de wetenschap heb ik er toen voor gekozen, gezien de goede begeleiding van het ‘Best Value projectteam’ van Hanzehogeschool Groningen (Antoinette Bos is een ervaren A+ gecertificeerde Best Value expert),  de ‘ervaring’ en ‘leren van die ervaring’ voor Randstad centraal te stellen en de kick-off door te laten gaan zoals gepland.

In het diepe springen of meer tijd nemen?

Mijn klant voelde zich tijdens de kick-off onvoldoende zeker en kon, in zijn beleving, onvoldoende anticiperen op vragen vanuit de klant. Het team van Hanzehogeschool Groningen heeft dat overigens niet zo ervaren.  Ik heb hiervan geleerd dat het beter is, in een dergelijke situatie, de kick-off met 1 of 2 weken uit te stellen.

Petje af voor Jos en zijn team die met veel enthousiasme en commitment in korte tijd naar Best Value hebben kunnen  ‘omdenken’, ‘Best Value’ bewustzijn verder ontwikkelen door met mij te ‘sparren’ en hun ervaring in dit traject gebruiken om het telkens beter te doen: Jos & team, bedankt!



Comments ( 0 )